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　　縣級綜合檔案館在檔案接收進館工作中存在的問題與對策

　　隨著我國經濟體制改革全面深入的推進，機構改革、國有企業(yè)重組、破產，形成大量需要及時接收進館的檔案。這些檔案，與群眾生活息息相關，具有非常重要的歷史價值和利用價值，是國家的寶貴財富。檔案工作在基層特別是在縣一級尤其重要，如果縣級綜合檔案館接收工作做得不夠好、不夠及時，就會對化解矛盾糾紛、權屬爭議，保持政策的連續(xù)性帶來不利影響，政府工作就會被動，群眾權益就無法保障。從而給國家和社會帶來不可估量的損失。因此，縣級綜合檔案館必須搞好檔案的接收工作，才能真正體現檔案工作的功能與作用。

　　一、存在的主要問題

　　(一)需接收進館的檔案時間跨度長。經過摸底，全縣還有15個街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)30年的檔案沒有接收進館，且有一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)一直沒有接收進館。

　　(二)檔案數量少，內容單一，種類不全。雖然多數街鎮(zhèn)檔案接收的時間跨度長，但檔案數量卻不多。最近一次整理接收6個撤并鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案，個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案整理件數竟然連續(xù)多年不到兩位數。檔案內容以街道鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關收發(fā)的文件居多，而價值高、利用多與民生相關的人事、勞動、教育、衛(wèi)生、民政、財政等檔案卻很少。檔案種類不全，多數鄉(xiāng)鎮(zhèn)以文書檔案為主，而照片、聲像、實物等形式的檔案卻沒有或很少。

　　(三)檔案整理不規(guī)范或未加整理，檔案整理質量達不到進館要求，業(yè)務指導工作相對滯后。主要表現在：檔案材料收集不齊全，檔案組卷不合理，案卷標題不規(guī)范。部分撤并鄉(xiāng)鎮(zhèn)、破產改制企業(yè)檔案材料未加整理，由于撤并鄉(xiāng)鎮(zhèn)、破產改制企業(yè)無留守人員，代管單位無能力對大量長期管理混亂的檔案進行整理和移交，且個別單位對檔案整理移交工作持不配合態(tài)度，使檔案移交工作難以開展。部分縣直單位、街道鄉(xiāng)鎮(zhèn)對檔案工作重視不夠，檔案機構缺失，職責不明，檔案人員不穩(wěn)定，兼職過多。許多檔案員未經過業(yè)務培訓，檔案業(yè)務知識欠缺，從而導致檔案收集不完整、整理不規(guī)范，給檔案的接收進館工作帶來了很大困難。

　　(四)檔案館事業(yè)經費不足，束縛了檔案事業(yè)的發(fā)展。存在檔案裝備老化、數字化工作開展困難等問題。檔案事業(yè)經費未能實現與國民經濟和社會事業(yè)同步發(fā)展，基礎設施建設投入不足的問題沒有根本解決。檔案館室基礎設施陳舊落后，功能不健全，不能滿足需要，社會服務功能較弱的狀況沒有得到根本扭轉。

　　(五)現有檔案館庫房面積狹小，不符合檔案館建設與設計要求，難以滿足檔案按時接收進館的需要。以筆者所在市(臨沂市)各縣區(qū)檔案館為例：12個縣區(qū)檔案館中，建筑面積2200平方米的1個，建筑面積1200-2000平方米的3個，建筑面積1000-1200平方米的7個，建筑面積1000平方米以下的1個。按照《市、縣國家綜合檔案館測評辦法》(檔辦【2008】30號)的要求：館藏檔案數量10萬卷以下的，縣級檔案館建筑面積指標為1200-2600平方米;館藏檔案數量10-20萬卷的，縣級綜合檔案館建筑面積指標為2600-4600平方米。實際情況是各縣區(qū)館藏檔案數量均超過10萬卷，按標準基本處于過飽和狀態(tài)，按時接收進館，難度較大。

　　二、對策

　　(一)隨著機構改革的推進，檔案管理工作將越來越規(guī)范。這次機構改革，把檔案的行政管理職能劃歸縣委辦公室，必將加強檔案指導和管理工作的力度，理順行政關系。在更高層面與更廣范圍內加強檔案管理工作，確保檔案整理齊全完整規(guī)范，有利于以后檔案的接收進館。

　　(二)主動與撤并單位聯系，變被動為主動，適當擴大撤并單位的檔案接收范圍。 主動與改革涉及的部門和單位聯系，制定檔案管理與處置工作方案，做好文件材料的收集、整理、保管、利用、清點、交接工作，按規(guī)定對不符合檔案保管條件的單位及時接收進館，對符合條件的單位敦促其向新組建機構移交檔案，嚴防檔案流失和失泄密問題發(fā)生。要把工作做在前面，不要坐等相關單位上門，竭力避免因監(jiān)督、指導不到位致使檔案丟失、損毀事情的發(fā)生。撤并單位、破產企業(yè)短期保存的檔案依照《檔案法》規(guī)定不需要接收進館的，但在具體實踐中會出現經常用到的現象，所以作為縣級綜合檔案館，撤并單位和破產企業(yè)數量不是特別多的情況下，有必要擴大接收范圍。如我縣造紙廠、水泥廠、蒼松公司企業(yè)破產檔案中的簽到簿、工資發(fā)放單、會計檔案等在核實職工工齡、補繳養(yǎng)老保險維護職工合法權益方面發(fā)揮了關鍵性證據作用，所以這部分檔案應適當接收進館。

　　(三)對接收單位檔案人員進行業(yè)務培訓。對接收單位的檔案人員進行現場的業(yè)務培訓，充分學習標準，使接收單位檔案人員對接收工作形成初步的認識。現場操作指導，手把手教他們如何收集整理分類編目，統一檔案裝具和檔案用品，培訓、指導、監(jiān)督貫穿整個檔案整理與接收過程之中。

　　(四)加大對檔案事業(yè)的財政投入。財政投入是支撐檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的基礎，是發(fā)展檔案事業(yè)的重要物質基礎，是開展檔案工作的基礎性條件。目前縣級檔案部門大多財政投入不足，投入的經費僅夠維持檔案工作的基本運轉，檔案指導人員正常的督促指導工作難以正常維系。河北、河南、江蘇、安徽等周邊省份都已確定了檔案保護費2元/卷/年的標準，我們省的檔案保護費標準至今沒有公布，大多數縣級檔案館達不到這個標準或財政支出中就沒有檔案保護費。各個縣級綜合檔案館的財政投入，與各自爭取財政資金的能力有關，沒有統一的標準，隨意性大，不能保證縣級綜合檔案館財政投入的穩(wěn)定性和可靠性。建議省檔案局與省財政廳聯合研究盡快出臺檔案館財政投入標準，以保證縣級綜合檔案館開展指導工作和接收進館工作的有效有序開展。

　　(五)適度加強縣級綜合檔案館庫建設?？h級綜合檔案館普遍面積偏小，不足以滿足新形勢下檔案工作和接收工作的要求，新的《檔案館建設標準》已于2008年7月1日由國家建設部和國家發(fā)改委頒布實施，按照這個標準大多數縣級綜合檔案館建筑面積需要達到2600-4600平方米。對縣級政府來說這是一個大項目，在當前的干部考核中檔案工作相對來說影響較小，投入大，看得見的效益比較低，政府沒有加大投入建設檔案館庫的動力。為了從政策層面解決檔案館庫的建設，需要從政策層面進行調整。一是把檔案館庫建設納入對縣級政府考核的范圍且占分較重，給縣級政府建設檔案館注入政策動力和壓力。二是上一級政府負責協調下一級檔案館建設。三是上級財政對縣級檔案館建設進行最大限度補貼，現在臨沂市已享受檔案館建設補貼，但補貼標準需要再提高，以減輕縣級財政壓力，以利于檔案館建設落地。這樣，幾年之內縣級綜合檔案館庫建設將會達到一個嶄新的高度，因為庫房緊張導致檔案接收難、難接受的局面將徹底改觀。

　　縣級綜合檔案館的檔案接收工作是其最主要的職能之一，是檔案館工作的基礎。檔案接收工作做不好，檔案館的后續(xù)工作將成為“無米之炊，無源之水”，將對所在縣區(qū)的政治、經濟、社會造成無可估量的損失，對所在地方的歷史造成缺失斷代。因此我們需要加強日常的業(yè)務指導，檔案專兼職人員的教育培訓，提高對縣級檔案部門的財政投入，搞好縣級綜合檔案館庫的建設，才能解決縣級綜合檔案館在檔案接收工作中存在的問題，保證縣級綜合檔案館接收工作的正常高效運轉。

　　縣級綜合檔案館在檔案接收進館工作中存在的問題與對策

　　高校檔案館是保存檔案并為學校各部門利用的基地。檔案進館是高校檔案館工作中最基礎、較困難的部分。由于這項工作需要與校內各相關立卷部門配合才能完成，因此直接關系到整理、編目、保管、檢索、統計、編研、利用等各個環(huán)節(jié)，也是提高館藏檔案質量、豐富館藏、改善館藏結構的重要環(huán)節(jié)。因此，研究探討高校的檔案進館工作，更新工作觀念，改進工作方法，對于提高檔案的利用率、擴大檔案館的影響具有非常重要的意義。下面，筆者結合實際，談談對高校檔案進館工作的一些認識和體會。

　　(一)高校檔案進館工作存在的主要問題

　　1、一些立卷單位的檔案意識薄弱。由于對《中華人民共和國檔案法》知之甚少，一些單位的工作人員還沒有認識到檔案的重要性，思想認識上往往存在一些誤區(qū)，認為本部門在工作中形成的檔案應屬本部門所有，而不能無條件地移交給檔案館。有的立卷部門為了自己利用的方便，不愿意移交或者不全部移交檔案進館，違背了檔案集中統一管理的原則。

　　2、各級領導的重視程度不夠。眾所周知，檔案工作并不是高校的主要工作，因此，有些部門領導并不是很重視。加之兼職檔案人員在工作中得不到領導的支持，工作開展起來有一定難度，導致了積極性不高，加之變動頻繁，影響了檔案進館工作的質量。

　　3、歸檔文件的收集不齊全，檔案種類不豐富。有些單位由于認識上的偏差，沒有及時將應該歸檔的文件收集歸檔。例如，有些部門的檔案只有請示，沒有批復，不能反映某一事件的前因后果。有些部門簽署的協議、合同保存在個人手中，導致檔案不能及時向檔案館移交，甚至造成重要材料的缺失。還有些部門只重視文書檔案，忽視了聲像檔案和實物檔案的歸檔，對其重要的歷史價值及其在檔案工作中的地位、作用認識不夠，以至收集的檔案不齊全，與要求相差甚遠。

　　4、進館檔案沒有嚴格按照規(guī)范要求進行整理，達不到質量標準。進館的文書檔案往往存在保管期限劃分不準確、卷內目錄填寫簡單、備考表填寫不完整、裝訂不整齊、檢索工具不完善等問題，有些聲像、實物檔案則沒有任何說明、標注，使檔案館的專職人員工作起來十分困難。

　　(二)檔案進館工作的對策

　　1、要做好檔案進館的宣傳工作，提高檔案意識。一要爭取學校宣傳部門的大力支持，在校電臺和校報上進行宣傳，以引起全校的廣泛關注，從而提高廣大教工，特別是各級領導及有關人員的檔案意識。二是檔案館要主動出擊，加強自身的宣傳。我校檔案館在學校的宣傳長廊的固定的版面上進行檔案知識的宣傳，并定期更換，收到了較好的效果。一些重要的檔案、照片的展出，更是引起了廣大教工的關注，起到了很好的宣傳作用。三是專職檔案人員要經常深入到各立卷部門宣傳《檔案法》，并與各部門領導和兼職檔案人員進行交流、溝通，使他們認識到檔案進館工作的重要性，從而確保檔案進館工作的順利完成。

　　2、要提高各級領導的重視程度。搞好高校檔案的進館工作不僅是檔案館的事，更是各立卷單位乃至整個學校的事，而各級領導的重視則是做好檔案進館工作的重要保證。只有領導重視了，專職檔案人員才有工作的動力，兼職檔案人員也才會真正重視。高校的檔案館在加大宣傳力度，使人們在了解檔案、重視檔案的同時，還應努力做好檔案的利用效果的收集工作，建立健全借閱檔案登記、利用效果的信息反饋、隨機跟蹤調查等規(guī)章制度，發(fā)掘利用檔案取得明顯實效的典型事例，并加以廣泛宣傳。只有這樣，才能加深廣大教職員工對檔案工作的認識，激發(fā)他們的利用熱情，才能取得各級領導和各立卷部門的支持與配合，為檔案進館工作創(chuàng)造良好的氛圍。

　　3、要對兼職檔案人員進行業(yè)務培訓。我校主要采取了三種培訓形式：①由于校檔案館隸屬于校辦公室，因此，在每年舉辦的全校辦公室人員的培訓會上，檔案館的館長都要做專題講座，對各級辦公室人員進行檔案業(yè)務培訓。從學校的實際情況來看，兼職檔案人員基本上都是由各級辦公室人員構成的，所以在這種會上培訓的效果較好，影響也較大。②舉辦檔案工作會議。開設檔案進館工作知識講座是會議的重要組成部分，它從檔案的收集、整理、案卷的質量標準、案卷的分類編號等方面進行了闡述，明確了進館檔案的質量要求和移交檔案應注意的事項。③分管各類檔案的專職人員對自己負責的檔案立卷部門的兼職檔案人員進行培訓。這樣?？梢曰麨榱悖古嘤柛嗅槍π?。兼職檔案人員在檔案進館工作中有疑問時，專職檔案人員到各立卷部門進行檔案進館工作的指導、檢查時，都可以和兼職人員及時溝通聯系，解決他們的問題，并給予檔案業(yè)務方面的講解及建議。通過業(yè)務培訓，不僅使各部門兼職檔案人員增長了檔案進館工作的知識，還提高了他們的管理水平和業(yè)務水平。

　　4、要加強檔案進館的檢查指導工作。針對檔案進館單位的實際情況和進館檔案的質量問題，檔案館的專職人員要積極做好進館工作的檢查指導。要求各立卷部門在收集、整理檔案時，嚴格執(zhí)行檔案管理的規(guī)章制度，以保證進館檔案的規(guī)范性。目前，我校檔案館使用的檔案管理軟件(網絡版)運行良好，它的使用，使檔案館與各立卷部門之間的聯系更加密切，專職檔案人員在檔案館就可以監(jiān)測到各立卷部門的進展情況，發(fā)現問題，并及時加以糾正，從而最大限度地保障了進館檔案的質量。做到進館檔案齊全完整，整理編目科學規(guī)范，檢索工具完善配套，同時還加強了對聲像檔案、實物檔案、資料的接收進館工作。

　　總之，在檔案進館的工作中，對存在的各種問題，應采取一些有針對性的措施，以取得切實的成效。隨著信息時代和知識經濟的到來，檔案工作也要與時俱進、開拓創(chuàng)新，要以檔案進館為契機，加強檔案信息的資源建設，豐富館藏，改善館藏結構，從而全面推進檔案的基礎業(yè)務建設，以適應新時期檔案工作發(fā)展的要求，使檔案工作更好地為高?，F代化建設服務。

　　縣級綜合檔案館在檔案接收進館工作中存在的問題與對策

　　局辦公室：

　　《關于報送2017年檔案工作情況及2018年工作計劃的通知》已收悉。中心辦公室組織對2017年中心的檔案工作進行了全面檢查總結并結合中心重點工作和國家、省、市檔案工作發(fā)展趨勢，對2018年的檔案工作進行了研究討論，制定了中心檔案工作計劃。具體情況如下：

　　一、2017年檔案工作總結

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